Otomotiv Yedek Parçada B2B Satış: Katalog, Sipariş ve Tahsilat Yönetimi

Yedek parça satışının kalbi katalogtur. Bayi genellikle aracın marka, model ve motor bilgisini ya da elindeki eski parçanın OE numarasını bilir. Satıcının görevi bu girdiyi doğru stok koduna bağlamaktır. Aynı amortisör için bir OE numarası, üç farklı muadil markası ve her birinin kendi referans kodu olabilir. Bu eşleştirme zihinde ya da kişisel bir Excel dosyasında tutulduğunda, deneyimli bir satış elemanı izne çıktığında işin yarısı durur.

Pratikte şöyle yaşanır: Demir Ticaret bir Transit için triger seti ister, OE numarasını söyler. Eski sistemde personel önce muadil karşılığını bulur, sonra stoğa bakar, sonra bayinin fiyatını hesaplar. Üç ayrı ekran, üç ayrı dosya. Yanlış muadil seçilirse parça kasaya girmez, iade kargo ve yeniden sevkiyat doğar. Bu tek kalemde 350 TL'lik bir maliyet, ayda yüzlerce kalemde ciddi bir kayıptır.

B2BPro'nun katalog yapısı OE numarası, muadil referansları, marka, model ve motor uyumunu tek kart üzerinde tutar. Bayi sipariş ekranında OE numarasını yazdığında uyumlu muadiller, stok adedi ve kendi fiyatı birlikte görünür. Satış personeli aynı veriyi görür, böylece telefondaki bayiyle satıcı arasında "o parça bunun yerine geçer mi" tartışması ortadan kalkar.

Bir tamirhaneye ya da perakende parçacıya hizmet veren bayi, tek seferde uzun bir liste sipariş eder. 50 kalemlik bir siparişte filtre, conta, kayış, balata ve elektrik parçaları bir aradadır. Bu listeyi telefonda okutmak hem yavaştır hem de hata üretir. Yıldız Bayi "30 numaralı yağ filtresinden 10 adet" der, personel 3 numarayı duyar, yanlış parça sevk edilir.

Sipariş kanalı dağınık olduğunda mutabakat da zorlaşır. WhatsApp'tan gelen sipariş, telefonla teyit edilen ek kalem ve faksla gelen düzeltme bir araya geldiğinde hangi siparişin geçerli olduğu belirsizleşir. Gün sonunda fatura kesilirken bayinin beklediği kalemle sevk edilen kalem tutmazsa, tahsilat gecikir çünkü bayi önce mutabakat ister.

B2BPro'da bayi siparişi kendi ekranından girer ya da yükler. Stokta olmayan kalem anında işaretlenir, alternatif muadil önerilir, her satırın fiyatı bayinin grubuna göre otomatik gelir. Sipariş onaya düştüğünde toptancı tek ekranda görür, eksik kalemi düşer ya da temin süresi verir. Sözlü teyit zinciri yerine yazılı, izlenebilir bir sipariş akışı kalır; bu da hem sevkiyat doğruluğunu hem de sonraki tahsilatı kolaylaştırır.

Otomotiv yedek parçada fiyat tek değildir. Büyük il bayisi, ikinci kademe bayi ve serbest tamirhane farklı iskonto görür. Aynı debriyaj setine A grubu bayi yüzde 38, B grubu yüzde 30, perakende müşteri yüzde 18 iskonto alabilir. Bunun üstüne marka bazlı kampanyalar, miktar kademeleri ve dönemsel listeler biner. Bu yapı elle yönetildiğinde yanlış fiyatla kesilen fatura ve sonradan gelen iskonto talepleri büyür.

Yanlış fiyat doğrudan tahsilata yansır. Bayi anlaştığı iskontonun altında fatura görürse ödemeyi bekletir, satış ekibi düzeltme dekontu keser, cari hesap karışır. Ay sonu mutabakatında bu küçük farklar toplandığında hem zaman hem güven kaybı oluşur. Fiyat doğruluğu burada sadece kâr meselesi değil, tahsilatın ön koşuludur.

B2BPro fiyat modülü bayi gruplarını, özel anlaşmaları, miktar kademelerini ve süreli kampanyaları tek yerde tutar. Bayi sipariş girerken kendi geçerli fiyatını görür, fatura aynı fiyatla kesilir. Bir markada genel iskonto değiştiğinde liste merkezi olarak güncellenir, her bayinin gördüğü fiyat anında doğru hale gelir. Böylece "bana bu fiyat söylenmişti" itirazları azalır ve faturalar tartışmasız tahsil edilebilir hale gelir.

Yedek parçada stok sürekli hareket eder. Aynı turbo bir günde üç bayiden istenebilir ama depoda iki adet vardır. Stok bilgisi gerçek zamanlı değilse, satış üç bayiye de söz verir, biri açıkta kalır ve siparişi rakibe gider. Stoğun bayiye kapalı tutulması da farklı bir kayıp yaratır; bayi telefon etmeden parçanın var olup olmadığını göremez, sipariş hiç oluşmaz.

Stok ile cari durumun ayrı yürümesi ikinci bir risk. Risk limitini aşmış bir bayiye stoktan parça ayrılır, sevk edilir, sonra muhasebe "bu bayinin bakiyesi dolu" diyince mal geri çağrılır. Hem operasyon hem ilişki yıpranır. Stok kararı ile cari kararı aynı anda görülmediğinde bu çakışma sürekli tekrar eder.

B2BPro'da bayi sipariş ekranında her kalemin stok durumunu görür, B2BPro siparişi cari hesap ve risk limitiyle birlikte değerlendirir. Risk limitini aşan bir sipariş onaya düşer, satış sorumlusu kararı verir. Stok azaldığında alternatif muadil önerilir. Böylece karşılıksız söz verme, çift satış ve limit aşan sevkiyat azalır; satış ekibi gerçek stoğun ve gerçek bakiyenin üstünde çalışır.

Otomotiv yedek parçada satış vadeli, marj incedir, tahsilat gecikince işletme sermayesi hemen daralır. 60 günlük vadeyle çalışan bir bayi ağında birkaç bayinin 15 gün gecikmesi, toptancının kendi tedarikçi ödemesini zora sokar. Tahsilatın görünür ve düzenli olması, otomotiv toptancısı için kârdan önce gelen bir nakit akışı meselesidir.

Klasik yöntemde tahsilat satış temsilcisinin takibine kalır. Hangi bayinin hangi faturası ne zaman vadeye giriyor, kim çek verdi, kim eksik ödedi bilgisi dağınıktır. Bayi "o faturayı ödedim" der, dekont aranır, mutabakatsızlık tahsilatı geciktirir. Demir Ticaret'in 42 bin TL'lik bakiyesinin 12 bin TL'si gecikmedeyse, bunu fark etmek için ay sonunu beklemek gerekir.

B2BPro tahsilat ve cari modülü her bayinin bakiyesini, vade gününü ve geciken tutarı canlı tutar. Vadesi yaklaşan faturalar için hatırlatma planlanır, bayiye ödeme linki ya da sanal POS ile tahsilat yapılabilir, DBS üzerinden bankayla otomatik tahsilat kurgulanabilir. Mutabakat ekranı bayinin ve toptancının kayıtlarını karşılaştırır, fark varsa kalem bazında görünür. Tahsilat tek tek arama yerine planlı ve izlenebilir bir sürece döner, gecikmeler ay sonunu beklemeden yakalanır.

Yedek parça satışının önemli bölümü sahada yapılır. Plasiyer tamirhaneleri ve ikinci kademe bayileri dolaşır, sipariş alır, bazen tahsilat yapar. Saha ekibi merkezdeki stok, fiyat ve cari bilgisinden kopuk çalışırsa, yanlış fiyat verir, stokta olmayan parçayı satar ya da limiti dolmuş bayiye sipariş yazar. Bu hatalar merkeze döndüğünde düzeltmek pahalıdır.

Sevkiyat tarafında da bütünleşme önemli. Onaylanan sipariş doğru adrese, doğru kargo ya da kendi aracıyla, doğru irsaliyeyle çıkmalı. Sipariş, fatura ve sevkiyat ayrı sistemlerde durduğunda yanlış adres, eksik kalem ve gecikmeli teslim sıradan hale gelir. Bayi memnuniyetsizliği de yine tahsilata yansır.

B2BPro saha satış modülü plasiyere mobil cihazdan güncel katalog, bayinin fiyatını, stok durumunu ve cari bakiyesini verir. Sahadan girilen sipariş doğrudan merkezi akışa düşer, ikinci bir veri girişi gerekmez. Banka, ERP ve kargo entegrasyonlarıyla fatura, muhasebe kaydı ve sevkiyat tek hat üzerinde ilerler. Böylece geniş katalog, çok kalemli sipariş, bayi fiyatı, stok ve tahsilat birbirinden kopuk adacıklar olmaktan çıkar.