Toptan ve distribütörler için B2B satış yazılımı, yüzlerce hatta binlerce bayiye dağıtım yapan firmanın siparişini, her bayiye özel fiyat ve iskontosunu, vade ve risk limitini, sevkiyatını ve tahsilatını tek bir web tabanlı platformda toplayan sistemdir. Toptan iş, perakendeden farklı kurallarla yürür: aynı ürünü onlarca farklı fiyat listesinden satarsınız, her cariye ayrı vade ve teminat tanımlarsınız, gün içinde yüzlerce sipariş satırı girersiniz ve ay sonunda yüzlerce cariyle mutabakat yaparsınız. Bu yükü Excel, telefon ve WhatsApp ile yönetmek belli bir ölçekten sonra mümkün değildir.
Distribütörlüğün asıl zorluğu hacimde ve çeşitlilikte saklıdır. Bir bölge distribütörü zincir markete farklı, mahalle bayisine farklı, kurumsal müşteriye farklı fiyatla satar; her birinin vadesi, risk limiti ve kampanya hak edişi ayrıdır. Sipariş sayısı arttıkça elle fiyat girme, bakiye kontrol etme ve gelen ödemeyi doğru cariye eşleştirme işi katlanır. İşte bu noktada toptan ve distribütör çözümü, dağınık operasyonu tek akışta toplayarak hata ve emek kaybını düşürür.
Bu yazıda geniş bayi ağına dağıtım yapan toptancı ve distribütörlerin en çok zorlandığı operasyon başlıklarını ve B2BPro'nun sipariş ve satış, cari yönetimi, ürün ve fiyat ve tahsilat modülleriyle bu başlıkları nasıl çözdüğünü somut örneklerle ele alıyoruz.
Çok cari, çok fiyat: distribütörün temel karmaşası
Bir distribütörün cari listesi nadiren homojendir. Aynı raftaki ürünü ulusal zincir markete maliyet artı dar marjla, bölgedeki bağımsız bayiye standart liste fiyatından, kurumsal alıcıya proje fiyatıyla satarsınız. Buna miktar iskontoları, kampanya koşulları ve sezonsal fiyat hareketleri eklenince, tek bir ürünün gerçekte kaç farklı fiyatı olduğunu kimse ezberden bilemez. Satış ekibi yanlış fiyatla teklif verdiğinde fatura kesilir, sonra iade ve düzeltme çıkar, mutabakat bozulur.
B2BPro'nun ürün ve fiyat modülü her cariyi bir fiyat grubuna bağlar ve sipariş girildiğinde doğru fiyatı, iskontoyu ve döviz kurunu otomatik uygular. Zincir grup için bir liste, bağımsız bayi grubu için başka bir liste, kurumsal müşteri için ayrı bir liste tanımlarsınız; satış temsilcisi fiyatı ezberden vermez, sistem doğru fiyatı getirir. Toplu fiyat güncelleme sayesinde 3.000 kalemlik kataloğun fiyatını yüzde 6 artırmak tek işleme iner, her listeye ayrı ayrı dokunmazsınız.
Kampanya ve hak ediş tarafı da kayda dayanır. İndirim ve kampanya modülü ile koşullu indirim, sepet kampanyası ve bedelsiz mal kurallarını tanımlarsınız; örneğin 'bir paletten fazla alana yüzde 4 ek iskonto' kuralı her uygun siparişte otomatik işler. Böylece hangi bayinin hangi kampanyadan ne kadar yararlandığı şeffaf kalır, dönem sonunda hak ediş tartışması yaşanmaz.
Yüksek sipariş hacmini elle girmeden yönetmek
Geniş bayi ağında sipariş sayısı operasyonun en görünür yüküdür. Telefonla, WhatsApp'tan ve mailden gelen siparişlerin birinin tek tek sisteme girmesi gerekir; bu hem zaman alır hem de hata üretir. Kıraç Dağıtım gibi 400 bayiye hizmet veren bir firmada, günde 250 siparişin elle girilmesi tam zamanlı iki kişinin işini doldurur ve akşam mesaisine taşar.
B2BPro'nun sipariş ve satış modülü bu yükü bayinin üzerine değil, bayinin kendi paneline aktarır. Bayi 7/24 kendi ekranından stoğu ve güncel fiyatını görerek sipariş geçer; 'önceki siparişi tekrarla' ve favori liste özellikleriyle 60 kalemlik bir tedarik siparişi dakikalar içinde tamamlanır. Satış ekibi sipariş girmek yerine onay, istisna ve büyütme işine odaklanır. Bu kanal değişiminin sayısal etkisini görmek için Excel ile B2B yazılımı karşılaştırmasını inceleyebilirsiniz.
Çok aşamalı onay akışı da hacmi güvenli kılar. Belirli tutarın üzerindeki siparişler ya da risk limitine yakın carilerin talepleri otomatik olarak yetkiliye düşer; gerisi akar. Depo modülü ile sipariş onaylandığı anda stok rezerve edilir, çoklu depo ve raf yapısında sevkiyat planlanır, kargo entegrasyonu ile gönderi tek tıkla oluşturulur ve takip numarası bayiye otomatik iletilir.
Her bayiye ayrı vade ve risk limiti, siparişin anında kontrol
Distribütörlükte alacak riski tek bir büyük müşteride değil, yüzlerce orta ölçekli bayide dağılı durur. Tek tek küçük görünen bakiyeler toplandığında firmanın işletme sermayesinin önemli bir kısmını oluşturur. Bir bayinin sessizce limitini aşması, vadesi geçmiş borcu varken yeni mal alması, ay sonu raporunda fark edildiğinde iş işten geçmiş olur.
B2BPro'nun cari yönetimi modülü her bayiye risk limiti, vade ve teminat tanımlamanıza imkan verir; sipariş girildiği anda güncel bakiye ile açık çek ve senet riski kontrol edilir. Örneğin Anadolu Bayi'nin risk limiti 300.000 ₺, güncel bakiyesi 274.000 ₺ olsun. Bayi 45.000 ₺'lik sipariş girdiğinde sistem limit aşımını anında gösterir, siparişi yetkili onayına yönlendirir ve sevkiyatı durdurur. Vadesi geçmiş bakiyesi olan bayiye yeni sipariş açmama kuralı da aynı mantıkla kurgulanır.
Risk limitinin sezgiyle değil veriye dayalı belirlenmesi de önemlidir. Bayinin ödeme geçmişi, ortalama gecikme süresi ve sipariş hacmi limit kararını besler; bu konunun ayrıntısı için cari risk limiti nasıl belirlenir yazısına ve vade ile risk limiti içeriğine bakabilirsiniz. B2BPro'nun erken erişimde geliştirilen cari risk ve limit önerisi özelliği, bayilerin ödeme davranışına göre limit önerisi sunmayı hedefler; bu özellik henüz canlı değildir ve nihai kararı her zaman finans sorumlusu insan verir.
Saha satış ve teklif: bayiyi sahada da kayba uğratmamak
Distribütörlerin büyük kısmı sahada plasiyer ve bölge sorumlusuyla çalışır. Satış temsilcisi bayiyi ziyaret eder, raf durumuna bakar, sipariş alır ve sıklıkla tahsilat da yapar. Bu sürecin defterle yürütülmesi, akşam ofiste ikinci kez veri girişi ve 'temsilcide kalan para' belirsizliği demektir.
B2BPro'nun saha satış modülü, temsilcinin tablet veya telefonundan ziyaret anında güncel fiyat ve stokla sipariş girmesini, bayinin bakiyesini ve geçmiş alımlarını ekranda görmesini sağlar. Rota ve ziyaret planı tanımlanır, hangi temsilcinin hangi gün hangi bölgeyi gezeceği planlanır. Temsilci aldığı nakit veya çeki anında sisteme işler, makbuz oluşturur; böylece saha tahsilatı ile cari kayıt aynı anda eşleşir. Saha verimliliği için saha satış otomasyonu yazısı pratik örnekler sunar.
Büyük tutarlı ve pazarlığa açık satışlar için bayi teklif modülü devreye girer. Temsilci sahada teklif oluşturur, iç onaydan geçirir ve onaylanan teklif tek tıkla siparişe dönüşür. Teklif, sipariş, sevkiyat ve fatura aynı zincirde durduğu için 'verilen sözle çıkan mal' arasındaki kopukluk kapanır.
Tahsilat döngüsünü kısaltmak: ödeme linki, sanal POS ve DBS
Geniş bayi ağında tahsilat, satıştan daha zor olabilir. Yüzlerce bayinin vadesini takip etmek, hatırlatma yapmak ve gelen ödemeyi doğru cariye işlemek elle yürütüldüğünde tahsilat ekibinin tüm gününü doldurur. Vadesi geçen her gün, firmanın bloke kalan sermayesini büyütür.
B2BPro'nun tahsilat modülü vadesi yaklaşan ve geçen ödemeleri listeler, otomatik hatırlatma kurar ve tahsilat ekibinin sezgiyle değil güncel bakiye ve gecikme verisiyle hareket etmesini sağlar. Bayi ödeme linki ile bayiye gönderilen 3D Secure güvenli linkten ödeme alınır; Kıraç Dağıtım'ın bir bayisi vadesi gelen 62.000 ₺'lik borcunu linkle, ofise gelmeden kapatır, ödeme anında cariye düşer ve takip listesindeki satır kapanır. Ödeme geçidi modülü ile her bayi için ayrı sanal POS ve komisyon oranı tanımlayabilirsiniz.
Vadeli ticaretin güvenli yolu olan DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) ile bayinin bankası, vade gününde tutarı otomatik tahsil edip size aktarır; çek ve senet riskini büyük ölçüde azaltır. DBS'nin nasıl işlediğini DBS nedir yazısında, vadesi geçen alacakları düşürmenin yollarını ise vadesi geçen alacakları azaltma içeriğinde bulabilirsiniz.
Banka mutabakatı ve ay sonu cari kapanışı
Çok cariyle çalışan distribütörün en sevilmeyen işi ay sonu mutabakatıdır. Banka ekstresine yüzlerce havale düşer, açıklama alanları eksik ya da hatalıdır, hangi ödemenin hangi bayiye ait olduğu tek tek aranır. Bu eşleştirme elle yapıldığında günler sürer ve hata payı yüksektir.
B2BPro'nun banka entegrasyonu tüm banka hareketlerini canlı dinler ve gelen ödemeyi otomatik olarak ilgili cariye mahsup eder. Tutar, tarih ve referans bilgisiyle eşleşen ödemeler kendiliğinden kapanır; yalnızca belirsiz kalan satırlar operatöre düşer. Bu otomasyonun nasıl kurulduğunu banka entegrasyonu ve otomatik mutabakat yazısında ayrıntılı anlatıyoruz. Mutabakatın temel kavramları için mutabakat nedir içeriği de iyi bir başlangıçtır.
B2BPro'nun erken erişimde geliştirilen mutabakat anomali tespiti özelliği, olağandışı eşleşmeleri ve tutmayan kalemleri işaretlemeyi hedefler; bu özellik henüz canlı değildir ve canlıya alındığında da yalnızca uyarı sunar, kararı muhasebe ekibi verir. Tüm ödeme ve cari veri akışı, KVKK ve PCI DSS uyumu gözetilerek tasarlanır; böylece yüksek hacimli tahsilatta veri güvenliği baştan kurulu olur.
Önemli çıkarımlar
- Distribütörün temel yükü çok cari ve çok fiyattır; cari bazlı fiyat listeleri ve toplu güncelleme ile yanlış fiyatlı fatura ve sonradan iade kaynaklı mutabakat sorunları düşer.
- Yüksek sipariş hacmi bayi paneline aktarıldığında satış ekibi elle giriş yerine onay ve büyütme işine odaklanır; akşam mesaisi ve veri giriş hatası azalır.
- Her bayiye ayrı vade ve risk limiti tanımlanıp kontrol siparişin anında yapıldığında, limitini aşmış bayiye fark edilmeden mal çıkması engellenir.
- Ödeme linki, sanal POS ve DBS ile tahsilat döngüsü kısalır; saha satış ve teklif modülleriyle sahada verilen söz ile çıkan mal arasındaki kopukluk kapanır.
- Banka entegrasyonu gelen ödemeyi otomatik cariye mahsup eder; ay sonu mutabakatı günler süren elle eşleştirmeden kayda dayalı bir akışa iner.
Sıkça sorulan sorular
Toptan ve distribütör için B2B satış yazılımı tam olarak ne yapar?
Geniş bayi ağına dağıtım yapan firmanın siparişini, her bayiye özel fiyat ve iskontosunu, vade ve risk limitini, sevkiyatını ve tahsilatını tek bir web tabanlı platformda toplar. Bayiler 7/24 kendi panelinden sipariş verir, fiyat cari grubuna göre otomatik gelir, risk limiti siparişin girildiği anda kontrol edilir, gelen banka ödemesi otomatik cariye mahsup edilir. Böylece çok cari ve yüksek hacimle çalışan operasyonda elle giriş ve mutabakat yükü azalır.
Aynı ürünü onlarca farklı fiyatla satıyoruz, sistem bunu nasıl yönetiyor?
Her cari bir fiyat grubuna bağlanır; zincir market, bağımsız bayi ve kurumsal müşteri gibi gruplara ayrı fiyat listeleri tanımlanır. Miktar iskontoları, kampanya koşulları, bedelsiz mal kuralları ve döviz kuru sistemde tutulur, sipariş girildiğinde doğru fiyat otomatik gelir. Toplu fiyat güncelleme ile binlerce kalemlik kataloğun fiyatı tek işlemde değiştirilir; satış ekibi ezberden fiyat vermek zorunda kalmaz.
Yüzlerce bayinin risk limitini nasıl takip ederiz?
Her bayiye risk limiti, vade ve teminat tanımlanır. Bayi sipariş girdiğinde sistem güncel bakiyeyi ve açık çek/senet riskini kontrol eder; limit aşılıyorsa sipariş otomatik onaya düşer ve sevkiyat yetkili kararına kadar durur. Vadesi geçmiş bakiyesi olan bayiye yeni sipariş açmama kuralı da tanımlanabilir. Limit, bayinin ödeme geçmişi ve gecikme verisine dayalı belirlenir, sezgiyle değil.
Banka ekstresindeki yüzlerce ödemeyi doğru cariye nasıl eşleştiriyor?
Banka entegrasyonu tüm banka hareketlerini canlı dinler ve tutar, tarih ve referans bilgisiyle eşleşen ödemeyi otomatik olarak ilgili cariye mahsup eder. Kendiliğinden kapanmayan belirsiz satırlar operatöre düşer, yani elle iş yalnızca istisnalarda kalır. Bu, çok sayıda bayiyle çalışan distribütörde günler süren ay sonu mutabakatını kayda dayalı kısa bir akışa indirir.
Saha ekibimiz için de uygun mu?
Evet. Saha satış modülü temsilcinin tablet veya telefonundan ziyaret anında güncel fiyat ve stokla sipariş girmesini, bayinin bakiyesini görmesini ve nakit veya çek tahsilatını anında sisteme işleyip makbuz oluşturmasını sağlar. Rota ve ziyaret planı tanımlanır. Büyük tutarlı satışlar için bayi teklif modülüyle sahada oluşturulan teklif, iç onaydan geçip tek tıkla siparişe dönüşür.
Yapay zeka özellikleri şu an kullanılabilir mi?
B2BPro'nun cari risk ve limit önerisi ile mutabakat anomali tespiti gibi yapay zeka özellikleri henüz canlı değildir; erken erişimde geliştirilmektedir. Canlıya alındığında da sistem yalnızca öneri ve uyarı sunar, nihai kararı her zaman finans veya muhasebe sorumlusu insan verir. Tüm akışlar KVKK ve PCI DSS uyumu gözetilerek tasarlanır.