Mutabakat Nedir? Cari ve Banka Mutabakatı Rehberi

Cari mutabakat, firmanın bir bayi ya da tedarikçiyle olan cari hesabındaki bakiyenin iki tarafça da aynı görülmesini sağlar. Örneğin Demir Ticaret'in kayıtlarında size 84.500 TL borcu görünüyor, sizin kayıtlarınızda ise alacağınız 86.200 TL ise arada 1.700 TL fark vardır. Bu fark genellikle bir tahsilatın bir tarafça işlenip diğerince işlenmemesinden ya da bir iade dekontunun tek tarafta kalmasından doğar. Cari mutabakat, bu farkı kalem kalem bulup kapatma sürecidir.

Banka mutabakatı ise firmanın kendi muhasebe kayıtlarındaki banka bakiyesi ile bankanın gönderdiği hesap ekstresini karşılaştırır. Burada karşı taraf bir bayi değil, bankadır. Henüz tahsil edilmemiş bir çek, hesaba geçmiş ama kaydedilmemiş bir EFT ya da banka masrafı, iki bakiye arasında fark yaratabilir. Banka mutabakatı bu farkların makul nedenlerle açıklanabildiğini gösterir.

İkisi arasındaki temel ayrım karşı taraftır: cari mutabakatta karşı taraf bir ticari ortak, banka mutabakatında ise bankadır. Yöntem ve mantık benzer olsa da kontrol edilen kalemler farklıdır. Cari mutabakatta fatura, dekont, çek ve iade hareketleri; banka mutabakatında ekstre satırları, masraflar ve valör farkları incelenir.

Mutabakatın en somut faydası, tahsil edilecek tutarın gerçek değerini bilmektir. Cari hesabında 86.200 TL alacak görünen bir bayi aslında 84.500 TL borçluysa, tahsilat ekibi yanlış tutar üzerinden çalışır ve görüşme uzar. Düzenli cari mutabakat, gecikme ve vade takibini doğru rakamlar üzerinden yürütmenizi sağlar. Risk limiti hesabı da ancak güncel ve doğrulanmış bakiyeyle anlam taşır.

Mutabakat aynı zamanda hukuki ve muhasebesel bir dayanaktır. İmzalı ya da yazılı onaylı bir cari hesap mutabakatı, ileride doğabilecek bir anlaşmazlıkta bakiyenin karşı tarafça da kabul edildiğini gösterir. Türk Ticaret Kanunu kapsamında dönem sonu bakiye teyidi bu açıdan önemlidir ve denetim süreçlerinde sık istenir.

Banka mutabakatı tarafında ise eksik işlenmiş tahsilatları, mükerrer kayıtları ve gözden kaçan banka masraflarını erken yakalarsınız. Aylık değil de düzenli aralıklarla yapılan mutabakat, hatanın küçükken bulunmasını sağlar. Aksi halde fark büyür, kaynağını bulmak için geçmişe doğru saatlerce satır taramak gerekir.

Manuel mutabakat genellikle Excel tablosu ve karşı taraftan gelen ekstrenin elle karşılaştırılmasıyla yürür. Muhasebe ekibi kendi bakiyesini bir kolona, bayinin ya da bankanın bakiyesini diğer kolona yazar ve satır satır eşleştirir. Az sayıda cari için işe yarar. Ancak 200 bayili bir dağıtım firmasında her ay yüzlerce dekont, çek ve iade satırını elle eşleştirmek hem yavaştır hem de hata payı yüksektir. Bir satırın atlanması ya da yanlış kopyalanması yeni bir fark üretir.

Otomatik mutabakatta kayıtlar bir araya getirilir ve eşleşen kalemler sistem tarafından karşılaştırılır. Tutarı, tarihi ve referansı tutan hareketler otomatik eşleşir; tutmayanlar fark listesi olarak ayrılır. Böylece ekip tüm satırları değil, yalnızca farkı yaratan kalemleri inceler. B2BPro'nun mutabakat modülü bu yaklaşımla çalışır: cari hesap hareketleri ve banka entegrasyonundan gelen ekstre satırları eşleştirilir, açık kalan farklar ayrı listelenir ve bayiye mutabakat mektubu gönderilebilir.

İki yöntem arasındaki fark çoğunlukla ölçek ve sıklıkta belirginleşir. Birkaç cariniz varsa manuel yöntem yeterli olabilir. Yüzlerce bayi, düzenli çek/dekont trafiği ve birden fazla banka hesabı söz konusuysa otomatik mutabakat hem süreyi kısaltır hem de insan kaynaklı hataları azaltır. Konu hakkında daha fazlası için tahsilat ve cari hesap yönetimi içeriklerimize de bakabilirsiniz.