Mahsup, bir borç ile bir alacağın karşılıklı olarak kapatılması, yani gelen bir ödemenin cari hesaptaki açık borç kayıtlarına (genellikle faturalara) sayılmasıdır. Bayinin gönderdiği tahsilatı doğru cariye ve doğru faturalara bağlama işine kısaca mahsup denir. Ödeme cari hesaba düştüğünde bakiye azalır; bu ödemenin hangi açık faturayı kapattığını belirlemek de mahsubun ikinci adımıdır.
B2B satış ve tahsilat süreçlerinde mahsup günlük bir iştir. Bir bayi banka havalesiyle ₺50.000 gönderdiğinde, bu tutarın önce doğru cariye (Demir Ticaret yerine yanlışlıkla Demir Otomotiv'e değil) yazılması, ardından hangi vadesi gelmiş faturaları kapattığının işaretlenmesi gerekir. Bu eşleştirme yapılmazsa cari bakiye doğru görünse bile açık faturalar açık kalmaya devam eder, risk limiti ve vade takibi yanlış çalışır.
Bu yazıda mahsubun ne olduğunu, gelen ödemenin doğru cariye nasıl mahsup edileceğini ve otomatik mahsubun arka planda nasıl çalıştığını örneklerle açıklıyoruz.
Mahsup, bir borç ile bir alacağın karşılıklı olarak kapatılmasıdır; cari hesapta gelen bir ödemenin açık faturalara sayılarak onları kapatması işlemidir.
Mahsup ne demek? Cari hesapta mahsubun mantığı
Mahsup, muhasebe ve cari hesap dilinde "sayma" veya "kapatma" anlamına gelir. Bir cari hesapta borç tarafında faturalar, alacak tarafında ise tahsilatlar (havale, çek, sanal POS, ödeme linki tahsilatı) yer alır. Mahsup, alacak tarafına düşen bir ödemeyi borç tarafındaki bir veya birden çok faturaya bağlayarak o faturaları kapatma işlemidir.
Örnek üzerinden bakalım. Yıldız Bayi'nin cari hesabında üç açık fatura var: 12 Mayıs tarihli ₺18.000, 20 Mayıs tarihli ₺22.000 ve 2 Haziran tarihli ₺15.000. Bayi 10 Haziran'da ₺40.000 havale gönderiyor. Bu ₺40.000'i ilk iki faturaya (₺18.000 + ₺22.000) mahsup ederseniz o iki fatura kapanır, üçüncü ₺15.000'lik fatura açık kalır. Cari bakiye ₺15.000'e iner ve vade takibi yalnızca açık kalan fatura üzerinden devam eder.
Mahsup yapılmadan sadece bakiye düşürülürse, toplam borç doğru görünür ama hangi faturanın ödendiği belli olmaz. Bu da mutabakatta sorun çıkarır: bayi "Mayıs faturalarını ödedim" der, sizin sisteminizde fatura hâlâ açık görünür. Doğru mahsup, bakiye ile fatura listesini birbiriyle tutarlı tutar.
Gelen ödemenin doğru cariye mahsubu
Mahsubun en kritik adımı, ödemeyi doğru cariye yazmaktır. Banka ekstresine düşen bir havalede gönderen adı her zaman cari adıyla birebir aynı olmaz. "Demir Tic. Ltd." ile sistemdeki "Demir Ticaret A.Ş." aynı bayi midir, yoksa farklı iki cari mi? Açıklama alanında fatura numarası veya cari kodu yoksa eşleştirme elle yapılır ve hata riski artar.
Yanlış cariye mahsup birden çok soruna yol açar. Ödeme başka bir bayinin hesabına yazılırsa, ödeyen bayinin bakiyesi olduğundan yüksek, risk limiti dolu görünür; yeni siparişi bloke olabilir. Ödemeyi almayan bayinin bakiyesi ise yapay olarak azalır. Bu yüzden gelen ödemenin doğru cariye bağlanması, mahsubun fatura eşleştirmesinden önce gelen ilk şartıdır.
Pratikte doğru cari eşleştirmeyi kolaylaştıran yöntemler vardır: bayilere ödeme açıklamasına cari kodunu yazdırmak, her bayiye sanal POS veya ödeme linkinde kendine özel referans tanımlamak, ya da DBS (Doğrudan Borçlandırma Sistemi) gibi banka tarafında cari ile eşleşmiş tahsilat kanalları kullanmak. B2BPro'da gelen ödeme cari hesaba düştüğünde tahsilat kaydı doğrudan o cariye bağlanır ve açık fatura listesi üzerinden mahsup ekranında işaretlenir.
Otomatik mahsup nasıl çalışır?
Otomatik mahsup, gelen ödemeyi belirli bir kurala göre açık faturalara sistemin kendisinin dağıtmasıdır. En yaygın kural FIFO mantığıdır: ödeme, vadesi en eski faturadan başlayarak sırayla kapatılır. ₺40.000 tutarındaki bir tahsilat, en eski açık faturadan başlanarak tutar bitene kadar faturaları kapatır, kalan bakiye varsa avans olarak cari hesapta bekler.
Bir örnekle netleştirelim. Demir Ticaret'in açık faturaları: 1 Mayıs ₺25.000, 15 Mayıs ₺30.000, 1 Haziran ₺20.000. Gelen ödeme ₺45.000. FIFO ile otomatik mahsup önce 1 Mayıs faturasını (₺25.000) tamamen kapatır, kalan ₺20.000'i 15 Mayıs faturasına kısmi mahsup eder. 15 Mayıs faturasının ₺10.000'i açık kalır, 1 Haziran faturası hiç dokunulmadan açık kalır. Kısmi mahsup, bir faturanın bir bölümünün kapanıp geri kalanın açık kaldığı durumdur ve otomatik mahsupta sık görülür.
Otomatik mahsup hız ve tutarlılık sağlar ama her zaman doğru kural değildir. Bayi belirli bir faturayı (örneğin iade veya itiraz konusu olanı) atlayıp diğerini ödemek isteyebilir. Bu yüzden iyi bir sistem otomatik mahsubu önerir, ama kullanıcının manuel olarak fatura seçip mahsubu düzeltmesine izin verir. B2BPro'da gelen tahsilat vade sırasına göre açık faturalara otomatik mahsup edilir; gerektiğinde kullanıcı mahsubu fatura bazında değiştirebilir.
Mahsup, mutabakat ve risk takibiyle ilişkisi
Doğru mahsup, ay sonu mutabakatını kolaylaştırır. Bayi ile karşılıklı bakiye sürekli güncel ve fatura bazında açık olduğunda, mutabakat ekstresi gönderdiğinizde "şu fatura kapandı, şu açık" netliği oluşur. Mahsup eksikse, bakiye tutsa bile fatura kalemleri eşleşmez ve mutabakat uzar.
Mahsup ayrıca risk limiti ve vade takibinin doğru çalışması için şarttır. Açık fatura kapatılmadığında bayi ödemiş olsa bile sistemde borçlu görünür; bu da risk limitini gereksiz doldurur, gecikme uyarısı tetikler ve saha satış ekibine yanlış bilgi gider. Tahsilat geldiğinde mahsubun zamanında ve doğru yapılması, bakiye, risk ve vade verisinin gerçeği yansıtmasını sağlar.
Konuyla bağlantılı olarak cari hesap, tahsilat, mutabakat ve risk limiti kavramları mahsubun içinde geçtiği daha geniş süreci tanımlar. Mahsubu bu kavramlarla birlikte ele almak, gelen her ödemenin doğru cariye ve doğru faturaya bağlanmasını sağlayan disiplinli bir tahsilat akışı kurmanıza yardımcı olur.
Önemli çıkarımlar
- Mahsup, gelen bir ödemenin cari hesaptaki açık borç kayıtlarına (faturalara) sayılarak onları kapatmasıdır.
- İlk adım ödemeyi doğru cariye bağlamaktır; yanlış cari mahsubu hem ödeyenin hem almayanın bakiyesini bozar.
- Otomatik mahsup genellikle FIFO mantığıyla en eski vadeli faturadan başlayarak ödemeyi dağıtır; tutar yetmezse kısmi mahsup oluşur.
- Otomatik mahsup hız sağlar ama kullanıcı gerektiğinde fatura bazında mahsubu manuel düzeltebilmelidir.
- Doğru ve zamanında mahsup, mutabakatı kolaylaştırır ve risk limiti ile vade takibinin gerçeği yansıtmasını sağlar.
Sıkça sorulan sorular
Mahsup nedir?
Mahsup, bir borç ile bir alacağın karşılıklı olarak kapatılmasıdır. Cari hesapta gelen bir ödemenin açık faturalara sayılarak o faturaları kapatması anlamına gelir.
Gelen ödeme yanlış cariye mahsup edilirse ne olur?
Ödemeyi yapan bayinin bakiyesi olduğundan yüksek görünür ve risk limiti gereksiz dolarak yeni siparişi bloke edebilir; ödemeyi almayan carinin bakiyesi ise yapay olarak azalır. Bu yüzden mahsubun ilk şartı doğru cari eşleştirmesidir.
Otomatik mahsup hangi kurala göre çalışır?
En yaygın kural FIFO'dur: ödeme, vadesi en eski açık faturadan başlayarak sırayla kapatılır. Tutar bittiğinde işlem durur; ödeme bir faturanın tamamını karşılamazsa o fatura için kısmi mahsup oluşur.
Kısmi mahsup ne demek?
Kısmi mahsup, gelen ödemenin bir faturanın yalnızca bir bölümünü kapatması, geri kalan tutarın açık kalmasıdır. Örneğin ₺30.000'lik faturaya ₺20.000 mahsup edilirse ₺10.000 açık kalır.
Otomatik mahsubu manuel olarak değiştirebilir miyim?
Evet. İyi bir sistemde otomatik mahsup bir öneri olarak çalışır; iade, itiraz veya bayi talebi gibi durumlarda kullanıcı hangi faturaların kapanacağını fatura bazında seçerek mahsubu düzeltebilir.
Mahsubun mutabakatla ilişkisi nedir?
Doğru mahsup, fatura bazında hangi borcun kapandığını netleştirdiği için mutabakatı kolaylaştırır. Mahsup yapılmazsa toplam bakiye tutsa bile fatura kalemleri eşleşmez ve karşılıklı mutabakat uzar.