Akaryakıt ve Madeni Yağ Dağıtımında B2B Tahsilat: Yüksek Hacim, Sıkı Mutabakat ve Risk Yönetimi

Akaryakıt dağıtımında litre başına kâr marjı çok incedir, ancak ciro devasadır. Aylık 8 milyon liralık satış yapan orta ölçekli bir madeni yağ distribütörü düşünün. Bayilerine ortalama 45 gün vade tanıyor, bu da her an açık hesapta yaklaşık 12 milyon liralık alacağın dönmesi demek. Bu büyüklükte bir alacak portföyünde tek bir bayinin batması, aylarca elde edilen kârı silebilir. Dolayısıyla sektörün tahsilat disiplini, marjın darlığıyla doğru orantılı olarak sertleşir.

Sorun, bu disiplinin çoğu firmada hâlâ insan hafızasına ve dağınık tablolara dayanmasıdır. Hangi istasyonun ne kadar borcu kaldığı, hangi sanayi bayisinin vadesinin geçtiği, kimin risk limitine yaklaştığı bilgisi muhasebe, satış ve saha ekipleri arasında parça parça durur. Bu parçalar birleşmeden önce bir bayi limitini iki katına çıkarmış olabilir. Cari yönetimi modülü tam olarak bu dağınıklığı ortadan kaldırır; her bayinin bakiyesi, ekstresi, risk limiti ve vade durumu tek ekranda canlı tutulur.

Bunun pratik faydası, satış kararının veriye dayanması olur. Bir istasyon bayisi yeni bir tanker siparişi geçtiğinde, sistem o bayinin güncel açık bakiyesini ve risk limitini anında gösterir. Limit aşılıyorsa sipariş ve satış modülü onay akışını tetikler, sipariş muhasebe onayı olmadan sevkiyata düşmez. Böylece yüksek tutarlı bir sevkiyat, tahsilat riski değerlendirilmeden yola çıkmamış olur.

Akaryakıt dağıtıcısının bayi ağı homojen değildir. Bir tarafta benzin istasyonları, diğer tarafta madeni yağ alan sanayi tesisleri, oto sanayi siteleri, nakliye filoları ve yetkili servisler bulunur. Her grubun fiyat hassasiyeti, vade beklentisi ve ödeme davranışı farklıdır. İstasyon kanalına litre üzerinden kanal fiyatı uygulanırken, sanayi bayisine ürün grubu bazında ıskonto tanımlanır. Bu farklı fiyat mantıklarını tek tek elle yönetmek hem yavaş hem hataya açıktır.

Ürün ve fiyat yönetimi modülü cari ve kanal bazlı fiyat listelerini ayrı ayrı tanımlamanıza izin verir. İstasyon grubuna ayrı, sanayi bayisine ayrı, anahtar müşteriye ayrı liste atarsınız; bayi sipariş geçtiğinde kendi listesindeki fiyatı görür. Madeni yağ tarafında ürün çeşidi yüzlerce SKU'ya çıktığında bu otomasyon, fiyat hatasından kaynaklı fatura iadelerini ve cari düzeltmelerini ciddi oranda azaltır.

Kanal yapısı oturduktan sonra kampanya ve hak ediş kuralları devreye girer. Belirli bir litre eşiğini geçen istasyonlara dönem sonu prim, sanayi bayisine hacim ıskontosu gibi koşullu mekanizmalar indirim ve kampanya modülüyle kurallara bağlanır. Hak ediş otomatik hesaplandığı için, dönem sonunda 'şu bayiye ne kadar prim borçluyuz' tartışması yerine sistemden çıkan tutar mahsuba esas alınır. Cari hesabın ne olduğunu ve nasıl çalıştığını derinlemesine görmek isterseniz cari hesap rehberimiz konuyu temelden açıklar.

Akaryakıt sektörü, DBS yani Doğrudan Borçlandırma Sistemi kullanımının en yaygın olduğu alandır. Dağıtıcı, bayisine banka üzerinden bir DBS limiti tahsis eder; bayi mal aldıkça fatura tutarı bayinin bankadaki limitinden dağıtıcıya aktarılır. Bu yapı, tahsilatı bayinin nakit akışından bağımsızlaştırdığı için yüksek hacimli sevkiyatlarda güvence sağlar. Ancak DBS limitinin ne kadarının dolduğunu, hangi faturanın hangi gün borçlandırılacağını takip etmek elle yapıldığında karışır.

B2BPro'nun tahsilat modülü vade takibini, DBS borçlandırma günlerini ve otomatik hatırlatmaları tek akışta yönetir. Bir sanayi bayisinin 30 günlük vadesi dolmadan üç gün önce sistem hatırlatma taslağını hazırlar; DBS kapsamındaki faturalar için borçlandırma gerçekleştiğinde cari hareket otomatik kapanır. Vade ve risk limitinin sektördeki yerini netleştirmek için vade ve risk limiti rehberimiz okunabilir.

DBS dışında kalan, nakit veya kart ile çalışan küçük bayiler için ise bayi ödeme linki devreye girer. Bir oto sanayi bayisine 28.500 TL'lik madeni yağ siparişi sevk edildiğinde, bayiye SMS veya WhatsApp ile ödeme linki gönderilir; bayi kartıyla öder, tutar anında ilgili cariye işlenir. Bu yöntem özellikle vade dışı satışlarda saha ekibinin elle tahsilat takibini ortadan kaldırır. Ödeme linkinin nasıl çalıştığını bayi ödeme linki yazımızda ayrıntısıyla bulabilirsiniz.

Yüksek hacim, beraberinde yoğun banka trafiği getirir. Birden fazla bankada hesabı olan bir akaryakıt dağıtıcısının hesabına günde DBS borçlandırmaları, EFT ile gelen bayi ödemeleri, sanal POS tahsilatları ve havaleler birlikte düşer. Bu hareketlerin her birini doğru cariye eşleştirmek, ay sonunda bankalar ve bayilerle mutabakat sağlamak, manuel yapıldığında günlerce süren ve hata barındıran bir işe dönüşür. Tek bir yanlış eşleşme, bir bayinin ödediği parayı başka bir cariye yazarak iki tarafta da bakiye hatası yaratır.

Banka entegrasyonu modülü tüm banka hesap hareketlerini canlı dinler ve gelen tutarları açık faturalara otomatik mahsup eder. Açıklama, tutar ve cari eşleşmesi sistemde otomatik kurulduğu için, muhasebe ekibi her sabah yüzlerce satırı tek tek işlemek yerine yalnızca eşleşmeyen istisnaları kontrol eder. Bu yaklaşımın detaylarını banka entegrasyonu ve otomatik mutabakat yazımızda anlattık.

Bayi tarafındaki mutabakat ise cari ekstre üzerinden yürür. Ay sonunda her bayiye dönem hareketlerini içeren ekstre gönderilir, karşı taraf onaylar. Tutarlar otomatik işlendiği için ekstreler tutarlı çıkar ve mutabakat itirazları azalır. Mutabakatın tanımını ve sürecini baştan görmek isterseniz mutabakat nedir yazımız iyi bir başvuru kaynağıdır. İleride bu süreci güçlendirmek için, banka hareketlerinde olağandışı kalemleri işaretleyen mutabakat anomali tespiti özelliği erken erişim aşamasında geliştirilmektedir.

Akaryakıt dağıtımında risk yönetimi, sektörün hayati damarıdır. Tek bir istasyona aylık birkaç milyon liralık akaryakıt sevk ediliyorsa, o bayinin ödeme performansındaki küçük bir bozulma bile büyük bir alacak baskısı yaratır. Bu yüzden her bayiye atanan risk limiti gerçeğe uygun olmalı, bayinin son aylardaki ödeme davranışına göre güncellenmelidir. Statik, yılda bir gözden geçirilen limitler bu sektörde geç kalır.

B2BPro'da risk limiti cari kartın bir parçasıdır ve sipariş anında devreye girer. Bir bayi limitinin yüzde 90'ına ulaştığında sistem uyarır, limit aşıldığında yeni sipariş onaya takılır. Böylece riski yüksek bir cariye, muhasebe görmeden büyük bir tanker sevkiyatı yapılması engellenir. Limitlerin sağlıklı belirlenmesi için cari risk limiti nasıl belirlenir yazımız pratik bir yöntem sunar.

Vadesi geçmiş alacakları küçültmek de bu zincirin parçasıdır. Geciken bayiler segmentlere ayrılır, otomatik hatırlatma ve ödeme linki akışıyla takip edilir. Bu konuda vadesi geçen alacakları azaltma yolları yazımız somut adımlar içerir. Risk skorlamasını daha da ileriye taşımak için, carinin ödeme geçmişine ve bakiye trendine bakıp uygun limiti öneren cari risk ve limit önerisi özelliği erken erişim olarak hazırlanmaktadır.

Madeni yağ tarafında özellikle sanayi bölgelerinde, sahadaki satış temsilcisi hem sipariş alır hem yerinde tahsilat yapar. Temsilci bir oto sanayi sitesinde bayileri dolaşırken, stok durumunu görmeden veya bayinin güncel bakiyesini bilmeden sipariş alırsa, depoda olmayan ürünü satma veya limiti dolu bayiye yeni borç yükleme riski doğar. Bu yüzden sahadaki ekibin elindeki bilginin merkezle aynı olması gerekir.

Saha satış modülü temsilciye mobil cihaz üzerinden rota, ziyaret planı, bayinin güncel bakiyesi ve stok durumunu verir. Temsilci sahada sipariş girdiğinde stok anlık düşer, bayinin limiti kontrol edilir, gerekirse yerinde ödeme linkiyle tahsilat yapılır. Bu akışı uçtan uca saha satış otomasyonu yazımızda ele aldık.

Fiziksel sevkiyat tarafında ise depo ve lojistik devreye girer. Madeni yağ varilleri, IBC tankları ve paletli ürünlerin stok takibi, çoklu depo ve sevkiyat süreçleri depo yönetimi modülüyle yürütülür. Paketli ürün gönderimleri için anlaşmalı kargo firmalarına kargo entegrasyonu ile tek tıkla gönderi açılır ve takip numarası otomatik bayiye iletilir. Böylece sipariş, sevkiyat ve tahsilat tek bir zincir olarak akar; hiçbir aşamada bilgi kopması olmaz.